Vorgaben der E-Mail Archivierung
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Seit der Gleichstellung von E-Mails mit Geschäftsbriefen Anfang 2007 ist die Archivierungspflicht von elektronischen Nachrichten klar geregelt. Welche E-Mails unter die Archivierungspflicht fallen, regelt §147 der Abgabenordnung:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- alle anderen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Für deutsche Unternehmen ergeben sich die Fristen ebenfalls aus der Abgabenordnung §147 AO, zudem aber auch aus dem Handelsgesetzbuch §257 HGB:
- Dokumente mit Belegfunktion müssen 6 Jahre aufbewahrt werden
- Daten mit Grundbuch- und Kontenfunktionen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
In jedem Fall liegt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung aller rechtlicher Vorgaben der E-Mail-Archivierung bei der Geschäftsführung des Unternehmens.
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