Vorgaben der E-Mail Archivierung


Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Seit der Gleichstellung von E-Mails mit Geschäftsbriefen Anfang 2007 ist die Archivierungspflicht von elektronischen Nachrichten klar geregelt. Welche E-Mails unter die Archivierungspflicht fallen, regelt §147 der Abgabenordnung:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • alle anderen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Für deutsche Unternehmen ergeben sich die Fristen ebenfalls aus der Abgabenordnung §147 AO, zudem aber auch aus dem Handelsgesetzbuch §257 HGB:

  • Dokumente mit Belegfunktion müssen 6 Jahre aufbewahrt werden
  • Daten mit Grundbuch- und Kontenfunktionen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden

In jedem Fall liegt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung aller rechtlicher Vorgaben der E-Mail-Archivierung bei der Geschäftsführung des Unternehmens.